Czy dzierżawa kserokopiarki zawsze się opłaca? Prawdziwa historia firmy projektowej

Przez trzy miesiące prawie nie drukowali. W czwartym miesiącu musieli wydrukować kilka tysięcy stron. I właśnie wtedy okazało się, że sposób, w jaki rozliczana była kserokopiarka, nie pasował do sposobu pracy firmy.

To nie była awaria urządzenia. Nie był to również problem z serwisem. Problem był znacznie prostszy: firma drukowała zupełnie inaczej, niż wynikało to z przyjętego miesięcznego limitu.

Dzierżawa kserokopiarki może być bardzo dobrym rozwiązaniem dla firmy. Pozwala korzystać z urządzenia bez konieczności ponoszenia dużego wydatku na początku, a odpowiednio skonstruowana umowa może również przenieść na dostawcę ciężar związany z serwisem, tonerami i częściami eksploatacyjnymi.

Jest jednak jeden warunek: sposób rozliczania urządzenia musi pasować do sposobu pracy firmy.

Nie będzie to artykuł, w którym przekonujemy, że dzierżawa jest zła. Sami ją oferujemy i dla wielu naszych klientów jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Chcemy natomiast pokazać coś, co z punktu widzenia przedsiębiorcy jest znacznie ważniejsze: są sytuacje, w których dzierżawa może być mniej opłacalna niż zakup urządzenia i odpowiednio dobrany kontrakt serwisowy.

To nie jest teoria ani wymyślony przykład na potrzeby tego artykułu. To historia firmy, która rzeczywiście korzystała z naszej kserokopiarki. Nie podajemy jej nazwy, ponieważ nie jest ona tutaj najważniejsza. Ważne jest to, co wydarzyło się podczas naszej współpracy i czego ta sytuacja nauczyła zarówno naszego klienta, jak i nas.

Wszystko zaczęło się od zakupu urządzenia

W 2020 roku zgłosiła się do nas firma projektowa z Katowic, która potrzebowała kserokopiarki. Na początku wszystko wskazywało na to, że będzie to zwykła transakcja sprzedaży. Klient miał już dokładnie wybrany model urządzenia oraz wyposażenie, którego potrzebował. Była to kserokopiarka poleasingowa, której wartość w tamtym czasie wynosiła około 4500 zł netto.

Firma prawdopodobnie porównywała kilka ofert tego samego modelu i szukała dla siebie najlepszego rozwiązania. W kolejnych rozmowach okazało się jednak, że jeden ze wspólników zdecydowanie opowiada się za dzierżawą.

Powód był bardzo konkretny. Nie chciał zamrażać kapitału w urządzeniu, ale jeszcze ważniejsze było coś innego. Miał złe doświadczenia z poprzednią firmą, która wcześniej zajmowała się ich kserokopiarką.

W poprzedniej firmie kupili urządzenie poleasingowe. Kiedy pojawił się problem związany z materiałami eksploatacyjnymi, klient nie otrzymał takiego wsparcia, jakiego oczekiwał. Naprawa zakończyła się stosunkowo wysoką fakturą. Niedługo później pojawił się kolejny problem i ponownie pojawiła się wycena naprawy.

Dla przedsiębiorcy sytuacja była bardzo prosta do oceny: kupił urządzenie, ale kiedy zaczęły pojawiać się problemy, został z nimi właściwie sam. To właśnie dlatego jeden ze wspólników nie chciał ponownie kupować urządzenia poleasingowego. Z czasem okazało się, że podobne obawy miał również drugi wspólnik. Sprzęt poleasingowy i serwis kserokopiarek zaczęły im się kojarzyć przede wszystkim z nieprzewidywalnymi kosztami.

Próbowaliśmy pokazać im inne rozwiązanie. Przedstawiliśmy warunki gwarancji, zasady obsługi serwisowej oraz wzory umów. Pokazywaliśmy, że zakup urządzenia nie musi oznaczać pozostawienia klienta samemu sobie, jeżeli odpowiednio zabezpieczy się współpracę z serwisem. Jednym z argumentów była również pięcioletnia gwarancja, która w dużym stopniu eliminowała obawy związane z utrzymaniem urządzenia.

Nie udało się ich przekonać. Doświadczenie z poprzednią firmą było zbyt silne. Ostatecznie zdecydowali się na dzierżawę. Co ciekawe, wybrali dokładnie taki model urządzenia, jaki początkowo chcieli kupić. Ustaliliśmy miesięczny czynsz, w którym zawarty był limit kopii z odpowiednim zapasem.

Wydawało się, że wszystko jest dobrze zabezpieczone. Wtedy jeszcze nie wiedzieliśmy, że największy problem nie będzie dotyczył ani kserokopiarki, ani serwisu. Będzie dotyczył tego, jak ta firma pracuje.

Pięciu projektantów i jeden duży projekt

Firma zajmowała się projektami budowlanymi. Pięciu specjalistów potrafiło przez kilka miesięcy pracować nad jednym dużym projektem. Przez około cztery miesiące przygotowywali w AutoCAD-zie konstrukcję budowlaną oraz całą dokumentację opisową.

I przez pierwsze trzy miesiące kserokopiarka właściwie nie miała zbyt wiele pracy. Miesięcznie wykonywano około 500 stron monochromatycznych i około 150 stron kolorowych.

Dlaczego tak mało? Bo projekt powstawał przede wszystkim na komputerach. Wydruki były potrzebne głównie jako szkice, materiały pomocnicze podczas konsultacji czy dokumenty wykorzystywane przy weryfikacji projektu przez inwestora. Nie było potrzeby drukowania całej dokumentacji codziennie.

Firma projektowa nie miała stałej produkcji dokumentów. Miała etapy pracy. A to ogromna różnica.

Czwarty miesiąc zmienił wszystko

Termin oddania projektu zaczął się nieubłaganie zbliżać. To, co przez kilka miesięcy powstawało na pięciu komputerach, trzeba było w końcu przenieść na papier. Zebrano całą dokumentację: schematy, projekty, zdjęcia i materiały dla podwykonawców oraz dokumenty potrzebne do realizacji kolejnych etapów inwestycji.

W jednym miesiącu urządzenie wykonało ponad 2000 wydruków monochromatycznych oraz około 5000 stron kolorowych. Nagle okazało się, że miesięczny nakład wygląda zupełnie inaczej niż w poprzednich miesiącach.

I właśnie tutaj dzierżawa zaczęła być dla tego konkretnego klienta problemem. Nie dlatego, że urządzenie było złe. Nie dlatego, że serwis nie działał. Nie dlatego, że umowa była błędnie skonstruowana. Problem był znacznie prostszy.

Miesięczny limit kopii nie pasował do sposobu, w jaki firma realizowała swoje projekty.

Przez trzy miesiące klient płacił miesięczny czynsz zawierający określoną liczbę kopii, których w dużej części nie wykorzystywał. A kiedy przyszedł miesiąc zakończenia projektu, liczba wydruków kilkukrotnie przekroczyła wcześniejsze wartości. Pojawiła się dodatkowa faktura. I klient nie potrafił się z nią pogodzić.

Z jego punktu widzenia sytuacja wyglądała następująco: przez kilka miesięcy prawie nic nie drukowali, a kiedy w końcu musieli wydrukować cały projekt, nagle pojawił się bardzo duży koszt. I trudno było mu się z tym odczuciem nie zgodzić, bo choć sposób rozliczenia wynikał z umowy, to sam model rozliczania nie był dobrze dopasowany do charakteru jego pracy.

Dlaczego pytanie o liczbę kopii jest tak ważne?

Kiedy klient przychodzi do nas po kserokopiarkę, pytanie o miesięczną liczbę wydruków nie jest przypadkowe. Nie pytamy o to tylko po to, żeby dobrać odpowiednią prędkość urządzenia. Pytamy również dlatego, że od sposobu drukowania może zależeć to, czy dzierżawa będzie dla klienta korzystna.

Jeżeli firma drukuje regularnie, na przykład każdego miesiąca podobną liczbę dokumentów, sytuacja jest stosunkowo prosta. Można dobrać urządzenie i limit kopii do rzeczywistego zapotrzebowania. Jeżeli jednak firma przez trzy miesiące wykonuje kilkaset stron, a później w ciągu kilku dni musi wykonać kilka tysięcy, sprawa wygląda zupełnie inaczej.

Limit kopii w dzierżawie nie jest niewykorzystanym kredytem, który można bez końca przenosić na następne miesiące.

Jeżeli w jednym miesiącu klient wykorzysta tylko część limitu, niewykorzystana część nie przechodzi automatycznie na kolejny miesiąc, jeżeli umowa nie przewiduje takiego mechanizmu. A przecież firma projektowa nie może powiedzieć inwestorowi, że nie odda projektu w terminie, ponieważ w tym miesiącu skończył jej się limit wydruków. Projekt musi zostać zakończony. Dokumentacja musi zostać wydrukowana. I właśnie wtedy może pojawić się przekroczenie limitu.

Dlaczego w takim przypadku zakup urządzenia mógł być lepszym rozwiązaniem?

Wróćmy do urządzenia, które klient pierwotnie chciał kupić. Jego cena wynosiła około 4500 zł netto. Oczywiście zakup kserokopiarki nie oznacza, że później korzystamy z niej za darmo. Są tonery, bębny, pasy transferowe, rolki poboru i inne elementy eksploatacyjne, które się zużywają. W tamtym czasie komplet tonerów dla tego urządzenia kosztowałby około 5200 zł.

Ale warto spojrzeć na to z perspektywy charakteru pracy tej firmy. Jeżeli firma realizowała trzy czy cztery duże projekty rocznie, a każdy z nich powodował bardzo duży jednorazowy nakład, zakup urządzenia i materiałów eksploatacyjnych mógł być dla niej bardziej opłacalny niż płacenie stałego czynszu przez cały okres trwania umowy.

Dlaczego? Bo po zakupie urządzenia nie ma znaczenia, czy projekt zostanie wydrukowany w marcu, czerwcu czy listopadzie. Nie ma również znaczenia, czy w jednym miesiącu firma wydrukuje 300 stron, a w następnym 7000.

Urządzenie należy do firmy. Nie ma miesięcznego limitu wynikającego z dzierżawy.

Oczywiście nadal trzeba zapłacić za toner czy inne materiały, ale klient płaci za rzeczywiste zużycie, a nie za określony miesięczny model korzystania z urządzenia. Przy kilku dużych projektach w roku różnica może być naprawdę znacząca.

Dzierżawa nie jest przecież usługą charytatywną

To jest moment, w którym warto powiedzieć coś wprost: dzierżawa jest usługą biznesową. Firma, która ją oferuje, musi zarobić. W miesięcznym czynszu znajduje się koszt urządzenia, gotowość serwisowa oraz — zależnie od konstrukcji umowy — koszty związane z eksploatacją i określoną liczbą wykonanych kopii.

Dla klienta jest to wygodne. Nie musi kupować urządzenia za kilka czy kilkanaście tysięcy złotych. Nie musi kupować całego kompletu tonerów. Nie musi osobno odkładać pieniędzy na bębny, pasy transferowe czy inne elementy, które w przyszłości będą się zużywać. Koszt tej eksploatacji jest rozłożony w czasie.

Można powiedzieć, że działa to trochę podobnie jak samochód. Samochód podczas normalnej eksploatacji zużywa hamulce, opony czy inne elementy. Nie oznacza to, że samochód jest wadliwy — to normalna eksploatacja. Podobnie jest z kserokopiarką: bęben się zużywa, pas transferowy się zużywa, rolki poboru papieru się zużywają, a elementy układu grzewczego również mają swoją żywotność.

Dzierżawa pozwala klientowi uniknąć sytuacji, w której co jakiś czas pojawia się duża faktura za wymianę kolejnego modułu. W zamian klient płaci zgodnie z przyjętym modelem rozliczenia. I właśnie dlatego dzierżawa ma sens.

Ale tylko wtedy, kiedy ten model pasuje do firmy.

Po pierwszym projekcie zaproponowaliśmy wykup urządzenia

Po zakończeniu pierwszego dużego projektu jeszcze raz zaproponowaliśmy klientowi rozwiązanie. Można było wykupić urządzenie z dzierżawy, z uwzględnieniem kwoty wynikającej z umowy. Wtedy kserokopiarka stałaby się własnością firmy, a niezależnie od tego, czy kolejny projekt zakończyłby się za trzy miesiące, czy za pół roku, firma nie byłaby już ograniczona miesięcznym limitem wydruków w taki sposób jak wcześniej.

Ponownie odmówiono. I sytuacja się powtórzyła. Przez kolejne miesiące urządzenie stało u klienta. Z naszej perspektywy mogło się wydawać, że mamy świetnego klienta — umowa trwa, urządzenie pracuje, co miesiąc pojawia się faktura. Ale to nie jest cel, który chcemy osiągać.

Istnieje coś takiego jak polecenie i poczta pantoflowa. Nie chcieliśmy, żeby pomiędzy projektantami zaczęła krążyć opinia: „Nie bierz od nich kserokopiarki, bo przez kilka miesięcy prawie nic nie drukowałem, a kiedy musiałem zakończyć projekt, dostałem wysoką fakturę”. Nawet jeżeli wszystko odbywałoby się zgodnie z podpisaną umową — jeżeli klient uważa, że rozwiązanie było dla niego niekorzystne, to z naszego punktu widzenia coś poszło nie tak.

Dopiero czwarty projekt zmienił decyzję

Dopiero przy kolejnym dużym projekcie, a także po zmianach związanych ze składem wspólników, firma zdecydowała się wypowiedzieć umowę dzierżawy i wykupić urządzenie. Z perspektywy kolejnych dwóch lat okazało się, że ta decyzja pozwoliła im zaoszczędzić kilka tysięcy złotych. Kserokopiarka już dawno na siebie zarobiła.

I w tym przypadku zakup rzeczywiście okazał się lepszym rozwiązaniem. Ale ta historia ma jeszcze jeden ważny wątek: gdyby klient od początku miał dobre doświadczenia z serwisem, być może cała sytuacja wyglądałaby inaczej. To nie sama kserokopiarka sprawiła, że zdecydowali się na dzierżawę.

Zdecydowali się na dzierżawę przede wszystkim dlatego, że bali się konsekwencji zakupu.

Poprzednia firma pozostawiła po sobie bardzo złe doświadczenie. My musieliśmy najpierw odbudować zaufanie. I właśnie dlatego uważamy, że zakup urządzenia nie powinien oznaczać dla klienta pozostawienia go samego z serwisem.

Jest jeszcze trzecia możliwość: zakup wraz z kontraktem serwisowym

Kiedy mówimy o zakupie i dzierżawie, bardzo często zapominamy o rozwiązaniu pośrednim — zakupie urządzenia wraz z kontraktem serwisowym. Dla wielu firm może być to rozwiązanie bardzo atrakcyjne.

Klient kupuje kserokopiarkę i staje się jej właścicielem. Może ją później sprzedać. Koszt zakupu urządzenia może być rozliczany w kosztach działalności zgodnie z obowiązującymi zasadami podatkowymi. Jednocześnie nie musi samodzielnie zajmować się całą eksploatacją.

W odpowiednio skonstruowanym kontrakcie serwisowym tonery, bębny, pasy transferowe i inne elementy objęte umową są rozliczane w ramach wykonanych wydruków. Mechanizm jest prosty: w cenie pojedynczego wydruku znajduje się określony koszt materiałów eksploatacyjnych oraz obsługi serwisowej. Klient płaci za to, co rzeczywiście wykorzystał.

Jeżeli drukuje mało — zużywa mało. Jeżeli drukuje dużo — zużywa więcej. Nie musi jednak w odpowiednim momencie samodzielnie zamawiać tonera, szukać części czy zastanawiać się, czy dany element powinien zostać już wymieniony. To po stronie serwisu jest pilnowanie eksploatacji urządzenia. I właśnie tutaj kontrakt serwisowy może dać przedsiębiorcy bardzo dużo spokoju.

220 zł, które kosztowało znacznie więcej

Mieliśmy kiedyś sytuację w jednym z salonów samochodowych. Jedna z głównych drukarek centralnych zaczęła wykonywać bardzo nieczytelne wydruki w górnej części strony. Problem był poważny, ponieważ właśnie tam znajdowały się informacje kluczowe dla dalszej realizacji zleceń klientów.

Diagnoza wskazała na elementy związane z czarnym bębnem, rurą oraz listwą. Łączna wartość potrzebnych części wynosiła około 220 zł. Nie była to kwota, która powinna stanowić poważny problem dla salonu samochodowego. A jednak drukarka została wyłączona z normalnej pracy, ponieważ dział księgowy rozpoczął procedurę zbierania ofert. Jedna oferta, druga oferta, porównanie, akceptacja, kolejne formalności. Całość trwała ponad tydzień.

Problemem nie było 220 zł. Problemem był tydzień, przez który firma nie miała sprawnie działającego urządzenia.

Koszt części można policzyć. Znacznie trudniej policzyć koszt przestoju pracowników, opóźnionych dokumentów, konieczności szukania zastępczego rozwiązania czy czasu poświęconego przez księgowość i pracowników na organizowanie zakupu.

Przy kontrakcie serwisowym sytuacja wygląda zupełnie inaczej. To serwis odpowiada za dostarczenie tonera. To serwis decyduje, kiedy element eksploatacyjny kwalifikuje się do wymiany zgodnie z warunkami umowy. To serwis organizuje części. Klient ma przede wszystkim otrzymać sprawnie działające urządzenie. I właśnie za to płaci.

Dzierżawa czy kontrakt serwisowy?

Po tej historii odpowiedź nie powinna już być jednoznaczna. Bo nie chodzi o to, że jedna opcja jest dobra, a druga zła. Chodzi o to, dla jakiej firmy dana opcja jest właściwa.

Dzierżawa będzie bardzo dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstwa, które ma regularną i przewidywalną produkcję dokumentów. Jeżeli firma każdego miesiąca drukuje podobną liczbę stron, nie ma wielomiesięcznych przestojów, a miesięczny limit odpowiada rzeczywistemu zapotrzebowaniu, dzierżawa może zapewnić bardzo wygodny model współpracy. Klient nie zamraża pieniędzy w zakupie urządzenia, ma określony miesięczny koszt oraz serwis i materiały eksploatacyjne zgodnie z warunkami umowy.

Ale jeżeli firma działa projektowo, sytuacja może być zupełnie inna.

Jeżeli przez kilka miesięcy drukuje bardzo mało, a następnie w jednym miesiącu musi wykonać kilka tysięcy stron, miesięczny limit może nie być dla niej korzystny. W takim przypadku zakup urządzenia może dać znacznie większą swobodę. A jeżeli firma chce posiadać własną kserokopiarkę, ale nie chce zajmować się tonerami, częściami i serwisem, bardzo ciekawym rozwiązaniem może być zakup urządzenia wraz z kontraktem serwisowym.

Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na dzierżawę, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czy firma drukuje regularnie przez cały rok?
• Czy zdarzają się kilkumiesięczne okresy, w których urządzenie jest wykorzystywane bardzo mało?
• Czy występują projekty powodujące nagły wzrost liczby wydruków?
• Co dzieje się z niewykorzystanym limitem kopii?
• Jak rozliczane są wydruki ponad limit?
• Co dokładnie obejmuje serwis i które materiały eksploatacyjne są zawarte w rozliczeniu?
• Kto ponosi koszt części zużywających się podczas normalnej eksploatacji?
• Jak szybko serwis reaguje na awarię?
• Czy firma chce posiadać urządzenie na własność?
• Czy ważniejszy jest brak inwestycji początkowej, czy pełna swoboda korzystania z urządzenia?

To nie są pytania mające zniechęcić do dzierżawy — wręcz przeciwnie. Dobrze dobrana dzierżawa jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Ale źle dobrana dzierżawa może być niepotrzebnym kosztem. Tak samo jak źle dobrany zakup.

Wnioski z tej historii

Dzierżawa kserokopiarki

Dzierżawa sprawdzi się przede wszystkim wtedy, gdy:

• liczba wydruków jest regularna,
• miesięczne nakłady można stosunkowo łatwo przewidzieć,
• firma chce uniknąć dużego wydatku na zakup urządzenia,
• zależy jej na przeniesieniu obsługi serwisowej i eksploatacyjnej na dostawcę,
• miesięczny limit jest rzeczywiście dopasowany do jej pracy.

Zakup kserokopiarki

Zakup urządzenia może być korzystniejszy, gdy:

• drukowanie jest nieregularne,
• firma działa projektowo,
• występują duże różnice pomiędzy poszczególnymi miesiącami,
• przedsiębiorca nie chce być związany miesięcznym limitem,
• chce posiadać urządzenie na własność.

Zakup urządzenia wraz z kontraktem serwisowym

To rozwiązanie może natomiast połączyć zalety obu podejść:

• urządzenie jest własnością firmy,
• nie trzeba samodzielnie organizować zakupu tonerów,
• eksploatacja może być rozliczana według rzeczywistej liczby wykonanych wydruków,
• serwis odpowiada za utrzymanie urządzenia zgodnie z warunkami umowy,
• firma ogranicza ryzyko niespodziewanych kosztów i przestojów.

Najważniejszy wniosek jest jednak prostszy

Ta historia nie pokazuje, że dzierżawa jest nieopłacalna. Pokazuje coś zupełnie innego.

Dzierżawa jest opłacalna wtedy, kiedy jest dopasowana do sposobu pracy firmy.

Jeżeli przedsiębiorstwo każdego miesiąca drukuje podobną liczbę dokumentów, dzierżawa może być wygodnym i przewidywalnym rozwiązaniem. Jeżeli natomiast firma pracuje projektowo i przez kilka miesięcy prawie nie drukuje, a później musi w krótkim czasie wydrukować kilka tysięcy stron, zakup urządzenia może okazać się rozsądniejszy. A jeżeli firma chce posiadać własną kserokopiarkę, ale nie chce samodzielnie zajmować się tonerami, częściami i serwisem, wtedy kontrakt serwisowy może być rozwiązaniem, którego warto poszukać.

Dlatego przed podpisaniem umowy nie warto pytać wyłącznie „ile kosztuje dzierżawa?”. Warto zapytać: „czy sposób rozliczania tej dzierżawy pasuje do tego, jak pracuje moja firma?”. To znacznie ważniejsze pytanie, bo dwie firmy mogą wykonać w ciągu roku dokładnie taką samą liczbę wydruków, a mimo tego dla jednej dzierżawa będzie bardzo dobrym rozwiązaniem, a dla drugiej zakup urządzenia z kontraktem serwisowym będzie znacznie korzystniejszy.

I właśnie dlatego w Kserotech podczas rozmowy o kserokopiarce pytamy nie tylko o model i liczbę kopii. Chcemy wiedzieć, jak wygląda praca firmy. Czy urządzenie pracuje codziennie? Czy są miesiące, w których prawie się go nie używa? Czy firma realizuje projekty? Czy zdarzają się nagłe skoki liczby wydruków? Czy przedsiębiorca chce mieć urządzenie na własność, czy chce po prostu zapłacić i mieć pewność, że ktoś inny zajmie się całą resztą?

Dopiero wtedy można uczciwie powiedzieć, które rozwiązanie będzie najlepsze. Dzierżawa nie jest zła. Zakup nie jest zawsze lepszy. Kontrakt serwisowy nie jest koniecznością dla każdego. Najważniejsze jest dopasowanie rozwiązania do rzeczywistej pracy firmy.

I właśnie dlatego nie chcemy, żeby każdy klient Kserotech dzierżawił od nas kserokopiarkę. Chcemy, żeby każdy klient wybrał rozwiązanie, które rzeczywiście ma sens dla jego firmy. Czasami będzie to dzierżawa. Czasami zakup. A czasami zakup urządzenia wraz z kontraktem serwisowym.

Bo dla nas dobra sprzedaż to nie ta, przy której klient podpisuje umowę na najlepszych dla nas warunkach. Dobra sprzedaż to taka, po której po kilku latach klient nadal uważa, że podjął właściwą decyzję.