Inteligentny serwis nowej generacji:Dlaczego Smart Kserotech zmienia zasady gry na rynku urządzeń biurowych

W wielu biurach obsługa kserokopiarki wciąż zaczyna się od szukania numeru telefonu, przypominania sobie o odczycie licznika albo przekazywania informacji na kartce. Gdy kończy się toner lub urządzenie zatrzymuje pracę, pracownik musi przerwać swoje obowiązki, znaleźć właściwy kontakt i opisać problem. A przecież zgłoszenie potrzeby powinno być prostsze niż sama awaria.

Dlatego stworzyliśmy Smart Kserotech — autorski system wsparcia i zarządzania obsługą urządzeń biurowych. Powstał od pierwszej linii kodu na podstawie doświadczeń z serwisu, rozmów z klientami i problemów, które naprawdę pojawiają się w firmach. To nie kolejny ciężki program oderwany od codziennej pracy. To praktyczne narzędzie, które pomaga połączyć maszynę, jej użytkownika i serwis.

Dlaczego powstał Smart Kserotech?

„Napisałem narzędzie, którego sam szukałem, ale przede wszystkim narzędzie, którego szukali moi klienci — współautorzy projektu, którym bardzo dziękuję.” — Dawid Zieliński

Przez lata prowadzenia biznesu kopiarkowego nauczyłem się jednej prawdy: na terenie województwa śląskiego działa wiele firm oferujących kserokopiarki. Często są to te same modele. W sektorze prywatnym cena może wydawać się najważniejsza, ale w biznesie B2B równie istotne są warunki współpracy.

Liczą się warunki gwarancji i dostawy, opieka posprzedażowa czy regularne przeglądy. Uznałem jednak, że to wciąż za mało — potrzebne jest także prawdziwe wsparcie techniczne. Dlatego na stronie Kserotech znajdziesz praktyczne poradniki: od podłączenia drukarki do Apple iMac po instrukcję drukowania firmowych kopert. Tak buduje się zaufanie i autentyczność. Polecenia klientów i stale rozwijająca się baza firm pokazują, że warto słuchać i wyciągać wnioski.

Nie mogliśmy pozostać obojętni na rozwój sztucznej inteligencji i nowe możliwości, jakie przynosi technologia. Ważnym impulsem były też rozmowy oraz wymiana doświadczeń z właścicielami innych firm z branży. Wspólnie łatwiej dostrzec problemy, które od lat rozwiązuje się przestarzałymi metodami.

Postanowiłem stworzyć oprogramowanie, które oszczędza czas pracowników firm kopiarkowych i administratorów dużych parków maszyn. Gotowe programy dostępne na rynku bywały potężne, absurdalnie drogie i przeładowane funkcjami, których nikt nie potrzebował. Inne nie uwzględniały specyfiki dzierżawy, zamawiania tonerów ani prostego przekazania serwisowi informacji, że „u Pani Jadzi w księgowości kopiarka znowu wzięła kartkę”.

Dlatego powstał system skrojony pod realne potrzeby — prosty dla technika w terenie, precyzyjny dla właściciela liczącego koszty i intuicyjny dla każdego pracownika biurowego.

Skanujesz, zamawiasz, działasz — bez instalowania aplikacji

Do korzystania z systemu nie trzeba instalować aplikacji ze sklepu. Wystarczy telefon z aparatem i kod QR umieszczony przy urządzeniu. Po zeskanowaniu i wpisaniu PIN-u użytkownik trafia do panelu swojej kopiarki.

• Każde urządzenie otrzymuje indywidualny kod QR, który prowadzi do jego cyfrowej kartoteki.
• Po zalogowaniu użytkownik widzi przypisane do maszyny informacje, między innymi jej model i dane licznika.
• Z poziomu panelu może zamówić toner lub wysłać zgłoszenie serwisowe — bez szukania numeru telefonu i adresu e-mail.
• Klient oraz administrator floty mogą wrócić do historii urządzenia i sprawdzić wcześniejsze wpisy serwisowe.

Cyfrowa książka serwisowa i obsługa dzierżawy

Informacje o urządzeniu nie muszą być rozproszone między telefonami, notatkami i papierowymi kartami. Smart Kserotech porządkuje historię serwisową, zgłoszenia i odczyty liczników w cyfrowej kartotece. Po wizycie serwisant może uzupełnić wpis, dzięki czemu kolejne osoby mają lepszy obraz tego, co działo się z maszyną.

System wspiera również obsługę dzierżawy i rozliczeń licznikowych. Zamiast co miesiąc pamiętać o telefonie z odczytem, klient może przekazać licznik w panelu, a informacje potrzebne do rozliczenia są uporządkowane w systemie. To mniej powtarzalnych czynności dla biura i mniej ręcznego zbierania danych dla firmy serwisowej.

Asystent KSERTUŚ i rozwój sztucznej inteligencji

Do projektu dołączył także nasz asystent AI KSERTUŚ, który korzysta z przygotowanej bazy wiedzy i dokumentacji technicznej. Wykorzystuje podejście RAG (Retrieval-Augmented Generation), aby ułatwiać wyszukiwanie informacji i wskazówek, które mogą pomóc w szybszym rozpoznaniu problemu. Sztuczna inteligencja ma wspierać doświadczenie serwisanta i użytkownika, a nie zastępować fachową diagnozę.

Dla kogo powstał ten system?

Smart Kserotech nie jest ograniczony do jednej marki. Został pomyślany z myślą o firmach obsługujących różne modele i producentów — od serwisów kopiarkowych i firm wynajmujących urządzenia po działy IT oraz osoby odpowiedzialne za firmowy park maszyn.

• Firmy kopiarkowe — sprzedaż, dzierżawa i serwis urządzeń.
• Firmy i biura, które chcą sprawniej zgłaszać potrzeby związane z kopiarką.
• Działy IT oraz administratorzy odpowiadający za wiele urządzeń.
• Pracownicy, którzy chcą zamówić toner lub zgłosić usterkę bez technicznej wiedzy.

Dodatkowa wartość dla klientów Kserotech

Klientom korzystającym z urządzeń kupionych w Kserotech Chorzów zapewniamy możliwość dołączenia do projektu Smart Kserotech i korzystania z jego udogodnień bez dodatkowych opłat. System ma ułatwiać codzienną obsługę sprzętu oraz kontakt z serwisem — niezależnie od tego, czy użytkownik jest administratorem IT, czy po prostu chce zgłosić, że kopiarka potrzebuje tonera.

Dotknij i zapomnij — resztą zajmiemy się my

Kończy się toner albo kopiarka odmawia współpracy? Zamiast szukać telefonu do serwisu i dyktować dane urządzenia, sięgnij po smartfon. Smart Kserotech prowadzi Cię przez kilka prostych kroków:

1. Zeskanuj kod QR przy swojej kopiarce. Otworzy się jej panel w przeglądarce — bez instalowania aplikacji.
2. Wpisz swój PIN. Przy pierwszym logowaniu ustawisz własny czterocyfrowy kod.
3. Podaj aktualny licznik mono, a w urządzeniu kolorowym także licznik koloru.
4. Wybierz potrzebny toner albo zgłoszenie serwisowe i krótko opisz problem. Możesz też dołączyć zdjęcie usterki.
5. Sprawdź podsumowanie i potwierdź wysłanie. Zamówienie lub zgłoszenie zostaje od razu zapisane w systemie i przekazane do obsługi serwisu.

Kilka dotknięć ekranu, bez telefonu i przepisywania danych kopiarki. Zgłoszenie jest przypisane do właściwego urządzenia, a Ty możesz wrócić do swojej pracy. Właśnie tak rozumiemy „dotknij i zapomnij”: mniej formalności, więcej czasu dla Ciebie — realizacją zamówienia lub obsługą zgłoszenia zajmie się Kserotech.

Technologia w służbie prostoty

Za prostym panelem stoi system rozwijany z myślą o ciągłości działania i ochronie informacji: uwzględniamy kopie zapasowe, szyfrowanie danych oraz zabezpieczenia dostępu. Nowe możliwości dodajemy etapami, aby ułatwiały codzienną obsługę, a nie ją komplikowały.

Technologia ma sens wtedy, gdy oszczędza Twój czas. Smart Kserotech zamienia kolejny biurowy obowiązek w kilka prostych dotknięć ekranu — żebyś mógł zająć się tym, co naprawdę ważne.