Jak wybrać kserokopiarkę do firmy? Poradnik

Aby wybrać kserokopiarkę do firmy, określ miesięczną liczbę wydruków, potrzebny format A4 lub A3, udział koloru i sposób skanowania. Następnie porównaj całkowity koszt użytkowania oraz warunki serwisu. Dobra kserokopiarka nie musi być największa ani najszybsza — powinna odpowiadać temu, jak naprawdę pracuje Twoje biuro.

Jaka kserokopiarka do małego biura, a jaka do pracowni projektowej?

Innych funkcji potrzebuje biuro rachunkowe drukujące głównie faktury i umowy, a innych pracownia projektowa przygotowująca rysunki, zestawienia i prezentacje. Zapisz, jakie dokumenty powstają w firmie, na jakim papierze i w jakiej liczbie. Jeśli regularnie drukujesz projekty, zwróć uwagę na czytelność cienkich linii i odwzorowanie kolorów. Przy dokumentach tekstowych ważniejsze mogą być szybkie drukowanie monochromatyczne i sprawne skanowanie.

Kserokopiarka A4 czy A3 — jaki format wybrać?

Urządzenie A4 wystarczy, gdy wszystkie dokumenty mieszczą się na standardowych arkuszach. Format A3 przydaje się między innymi do planów, rysunków technicznych, większych tabel i materiałów, które chcesz drukować bez zmniejszania. Jeśli takie zadania zdarzają się sporadycznie, rozważ, czy potrzebujesz własnej obsługi A3, czy wystarczy Ci urządzenie A4 i okazjonalny wydruk zewnętrzny.

Przy rysunkach technicznych poproś o próbny wydruk własnego pliku: sprawdź skalę przy ustawieniu 100%, czytelność wymiarów i cienkich linii. Jeśli planujesz koperty lub papier o gramaturze 200 g/m², zweryfikuj obsługę danego nośnika w specyfikacji modelu, także dla druku dwustronnego. Sam format A3 nie oznacza, że urządzenie obsłuży każdy rodzaj papieru.

Kolor czy druk monochromatyczny?

Urządzenie kolorowe ma sens, gdy kolor jest potrzebny w dokumentach dla klientów, materiałach ofertowych, wykresach lub projektach. Jeśli większość wydruków to tekst i dokumenty wewnętrzne, model monochromatyczny może być prostszym i bardziej ekonomicznym rozwiązaniem. Nie wybieraj koloru tylko na wszelki wypadek — oszacuj, jak często rzeczywiście będziesz z niego korzystać i porównaj koszt wydruków dla konkretnego modelu.

Dopasuj wydajność do miesięcznego nakładu

Policz strony drukowane i kopiowane w typowym miesiącu. Możesz sprawdzić liczniki obecnego urządzenia albo oszacować zużycie na podstawie liczby ryz papieru. Weź pod uwagę także liczbę użytkowników i okresowe wzrosty pracy. Prędkość podawana w stronach na minutę jest istotna, ale sama nie mówi wszystkiego: liczą się również czas pierwszego wydruku, pojemność podajników i sprawna obsługa zadań kilku osób.

Jedna ryza to zwykle 500 arkuszy, ale arkusz nie zawsze oznacza jedną zadrukowaną stronę: przy druku dwustronnym mieści dwie. Dlatego odczyt licznika jest lepszą podstawą niż same zakupy papieru. Porównuj swój nakład z zalecanym miesięcznym wolumenem producenta, a nie wyłącznie z maksymalnym obciążeniem urządzenia.

Sprawdź skanowanie i pracę w sieci

Jeśli firma archiwizuje dokumenty lub regularnie wysyła je do klientów, zwróć uwagę na automatyczny podajnik oryginałów, skanowanie dwustronne oraz możliwości zapisu plików — na przykład do poczty elektronicznej lub folderu sieciowego. Ustal też, ile komputerów i stanowisk ma korzystać z urządzenia oraz kto skonfiguruje dostęp. Dobrze dobrane funkcje skanowania potrafią oszczędzić zespołowi więcej czasu niż niewielka różnica w szybkości druku.

Ile kosztuje użytkowanie kserokopiarki w firmie?

Cena urządzenia to dopiero początek. Przed decyzją sprawdź koszt i dostępność tonerów, przewidywane materiały eksploatacyjne, warunki serwisu, dostawy i instalacji oraz gwarancję. Poproś o wyliczenie kosztu strony dla swojego nakładu i rodzaju wydruków. Tani zakup może okazać się drogi w utrzymaniu, a droższy model — niepotrzebny, jeśli jego funkcje nie będą wykorzystywane.

Dla zakupu porównuj koszty w tym samym okresie, na przykład 36 miesięcy: cena urządzenia + instalacja + tonery i części + serwis + papier i energia. Przy dzierżawie policz abonament i ewentualne opłaty za dodatkowe strony, a następnie dodaj koszty nieobjęte umową. Nie doliczaj drugi raz tonerów lub serwisu, jeśli są już w abonamencie. Zestawiaj kwoty na tej samej podstawie — netto z netto lub brutto z brutto.

Przykład obliczeniowy, nie oferta KSEROTECH: przy 2000 stron miesięcznie różnica kosztu jednej strony wynosząca 0,03 zł oznacza 60 zł miesięcznie, czyli 2160 zł przez 36 miesięcy. To pokazuje, dlaczego nawet niewielka różnica w koszcie wydruku może mieć znaczenie. Rzeczywiste stawki zależą od modelu, udziału koloru, pokrycia strony i zakresu umowy.

Kserokopiarka nowa czy poleasingowa — co sprawdzić przed zakupem?

Wybór zależy od budżetu, potrzebnych funkcji i tego, jak długo planujesz korzystać z urządzenia. Kserokopiarka poleasingowa może być rozsądną alternatywą dla nowego sprzętu, jeśli jej stan techniczny został rzetelnie sprawdzony, a warunki gwarancji i dalszego serwisu są jasno określone. Przed zakupem zapytaj o przebieg, wykonane prace serwisowe, zakres przygotowania urządzenia oraz to, co obejmuje gwarancja. Sam niski licznik nie zastępuje oceny technicznej.

Zakup czy dzierżawa kserokopiarki — co wybrać?

Zakup może pasować firmie, która chce mieć urządzenie na własność i woli ponieść koszt z góry. Dzierżawa lub wynajem pomagają rozłożyć wydatki i — zależnie od umowy — mogą obejmować serwis oraz materiały eksploatacyjne. Porównaj pełny zakres i łączny koszt każdej opcji, w tym okres umowy, limity wydruków i zasady rozliczania dodatkowych stron.

Krótka lista przed wyborem

• Jakie dokumenty drukujesz i kopiujesz najczęściej?
• Czy potrzebujesz formatu A3, druku kolorowego albo obsługi specjalnych nośników?
• Ile stron drukujesz miesięcznie i ilu pracowników będzie korzystać z urządzenia?
• Jak często skanujesz i dokąd mają trafiać pliki?
• Jaki jest całkowity koszt eksploatacji, serwisu i finansowania?
• Kto zapewni instalację, konfigurację oraz pomoc w razie awarii?

Nie musisz znać nazw części ani parametrów technicznych, żeby dobrze wybrać. Wystarczy opisać, jak pracuje Twoje biuro. KSEROTECH pomoże dopasować urządzenie do potrzeb i budżetu, a przy wyborze modelu poleasingowego wyjaśni jego stan, warunki gwarancji i dostępne wsparcie serwisowe.

Jeśli szukasz urządzenia dla firmy na Śląsku, przygotuj miesięczny nakład, przybliżony udział koloru i przykładowe dokumenty. W zapytaniu do KSEROTECH podaj też miejscowość instalacji oraz oczekiwany termin uruchomienia. Dzięki temu rozmowa może od razu dotyczyć dopasowanego sprzętu i warunków współpracy, zamiast przypadkowej listy modeli.